Aktualisiert am 27. Januar 2023 von Ömer Bekar
Wenn Sie einen Auftrag zu vergeben haben, ist es völlig normal, bei mehreren Anbietern anzufragen und verschiedene Angebote einzuholen. Schließlich möchten Sie sich die besten Konditionen sichern. Und das geht eben nur, wenn Sie mehrere Angebote miteinander vergleichen. Doch wenn Ihre Entscheidung gefallen ist, stellt sich die Frage, was aus den anderen Angeboten wird. Sie einfach im Sande verlaufen zu lassen, ist weder fair noch clever. Zumal Sie bei anderer Gelegenheit vielleicht doch noch auf diese Dienstleister zurückgreifen möchten. Wie also können Sie ein Angebot ablehnen, ohne dem Anbieter mit Ihrer Absage auf die Füße zu treten?
Keine Frage: Ein Angebot abzulehnen, ist nicht besonders angenehm. Schließlich hat sich der Anbieter die Arbeit gemacht, ein Angebot für Sie auszufertigen. Und das hat er nicht von sich aus gemacht, sondern weil Sie ihn darum gebeten haben. Wenn Sie nun dieses Angebot absagen, teilen Sie dem Anbieter damit letztlich mit, dass sein Angebot nicht gut genug war, um Sie zu überzeugen.
Nur ist eben denkbar, dass Sie schon lange mit diesem Anbieter zusammenarbeiten. Oder dass Sie den Anbieter zu einem späteren Zeitpunkt noch brauchen werden. Deshalb wird es nicht in Ihrem Sinne sein, den Anbieter vor den Kopf zu stoßen oder zu verärgern.
Für Sie heißt das, dass Sie Absagen formulieren müssen, die zwar klar und unmissverständlich sind, aber trotzdem nachvollziehbar bleiben und einen freundlichen Ton haben. Doch keine Sorge: Das klingt schwieriger, als es ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Angebot gekonnt ablehnen.
Warten Sie mit der Absage nicht zu lange
Hat Ihnen ein Anbieter auf Ihre Anfrage hin ein Angebot zukommen lassen, möchte er wissen, ob er mit einer Zusammenarbeit rechnen kann. Schließlich muss er Kapazitäten einplanen, Material besorgen oder andere Maßnahmen ergreifen, damit er Ihren Auftrag ausführen kann.
Aus diesem Grund sollten Sie ihn nicht zu lange auf eine Rückmeldung warten lassen. Informieren Sie ihn darüber, dass Sie sich für ein anderes Angebot entschieden haben. So weiß der Anbieter wenigstens, dass sich die Sache erledigt hat.
Dass Sie ein Angebot, das für Sie definitiv nicht in Frage kommt, zeitnah ablehnen sollten, hat aber noch einen anderen Grund. Als Sie die Angebote eingeholt haben, haben Sie vermutlich schnelle Rückmeldungen erwartet. Damit Sie Ihr Vorhaben umsetzen können, wollten Sie nicht Wochen vergehen lassen, bis Sie endlich Angebote haben.
Es war in Ihrem Sinne, dass die Anbieter zügig geantwortet haben. Im Gegenzug wäre es jetzt aber ziemlich unfair, wenn Sie sich mit Ihrer Rückmeldung ewig Zeit lassen.
Ein Angebot stillschweigend abzulehnen, gehört sich nicht
Sie gehen keinerlei Verpflichtungen ein, wenn Sie ein Angebot anfordern. Denn am Ende handelt es sich nur um eine unverbindliche Anfrage. Aus diesem Grund wäre es durchaus legitim, wenn Sie ein uninteressantes Angebot kommentarlos zu den Akten legen.
Nur wäre diese Reaktion ziemlich unhöflich und alles andere als professionell. Immerhin hat der Anbieter Zeit und Arbeit investiert, um Ihnen ein Angebot zukommen zu lassen. Zumindest ein kleines Dankeschön, um diese Mühe zu honorieren, sollte nicht zuviel verlangt sein.
Dazu kommt aber noch ein anderer Aspekt. Bleibt Ihre Reaktion auf das Angebot aus, ist gut möglich, dass der Anbieter nachfragt. Und wenn Sie dann erklären müssen, dass Sie das Angebot ablehnen, wird die Sache noch unangenehmer.
Doch eine Ausnahme gibt es
Einige Angebote sind zeitlich begrenzt. Nehmen Sie so ein Angebot innerhalb der genannten Frist nicht an, verfällt es. Weil das Angebot nach Ablauf der Frist also ohnehin vom Tisch ist, brauchen Sie dem Anbieter nicht zusätzlich abzusagen.
Sie zeigen sich zwar professionell und höflich, wenn Sie sich trotzdem kurz bedanken. Unbedingt notwendig ist das bei einem befristeten Angebot aber nicht.
So können Sie ein Angebot ablehnen
Wenn Sie dem Anbieter mitteilen, dass Sie sein Angebot ablehnen, muss einerseits klar sein, dass es sich um eine Absage handelt. Verzichten Sie auf schwammige Aussagen, die zu Missverständnissen führen könnten. Formulieren Sie stattdessen eindeutig, dass Sie dieses Angebot nicht annehmen werden.
Andererseits braucht Ihre Absage eine sachliche Note und einen höflichen Ton. Selbst wenn das Angebot absolut indiskutabel war, sollten Sie respektvoll bleiben. Sparen Sie sich irgendwelche wertenden Kommentare oder flapsigen Bemerkungen, sondern belassen Sie es bei einer neutralen Absage.
Bleibt aber die Frage, wie Sie das Ganze praktisch umsetzen. Es hat sich bewährt, wenn Sie Ihr Schreiben wie folgt aufbauen:
- Geben Sie am besten gleich als Betreff an, dass Sie das Angebot ablehnen. Dadurch sieht der Anbieter auf den ersten Blick, worum es geht.
- Die Einleitung können Sie nutzen, um sich für das Angebot zu bedanken. Damit zeigen Sie, dass Sie die Mühe, die sich der Anbieter gemacht hat, zu schätzen wissen.
- Bringen Sie anschließend zum Ausdruck, dass Sie sich mit dem Angebot auseinandergesetzt haben. Es wäre unhöflich, wenn der Eindruck entsteht, dass Sie ein Angebot ablehnen, ohne es sich überhaupt näher angeschaut zu haben.
- Danach sollten Sie kurz begründen, warum Sie das Angebot ablehnen. Auf mögliche Gründe kommen wir gleich noch zu sprechen.
- Wenn Sie möchten, können Sie zum Schluss eine Zusammenarbeit bei anderer Gelegenheit in Aussicht stellen.
Um Ihnen eine konkrete Hilfe an die Hand zu geben, zeigen wir Ihnen, wie so eine Absage aussehen kann.
Angebot ablehnen – Muster für die Formulierung
Ihr Name
Kontaktdaten
Anbieter
Anschrift
Datum
Absage zu Ihrem Angebot vom __________ für ____________________
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für das oben genannte Angebot und die Informationen, die Sie mir darin übermittelt haben.
Nach sorgfältiger Prüfung habe ich mich jedoch für einen anderen Anbieter entschieden. Denn was die preislichen Vorstellungen betrifft, kommen wir leider nicht zusammen.
Trotzdem bedanke ich mich für Ihre Mühe. Vielleicht klappt es ja an anderer Stelle mit einer Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift
Begründen Sie, warum Sie das Angebot ablehnen
Es kann natürlich verschiedene Gründe für die Absage geben. Und wenn Sie ein Angebot ablehnen, sollten Sie dem Anbieter kurz mitteilen, warum Sie sich gegen sein Angebot entschieden haben.
Denn zum einen gehört es zu einem professionellen Auftreten einfach dazu, nicht nur eine Absage in den Raum zu werfen, sondern die Entscheidung zu erklären. Zum anderen eröffnen Sie dem Anbieter so die Möglichkeit, es in Zukunft besser zu machen.
Und nicht zuletzt dient die Begründung Ihrem Selbstschutz. Machen Sie keine weiteren Angaben, kann nämlich gut sein, dass der Anbieter nachfragt, warum Sie das Angebot nicht überzeugt hat.
Tatsächlich gibt es im Wesentlichen fünf Ursachen, die zu einer Absage führen. Nämlich diese:
1. Zu teuer
Einer der Hauptgründe für die Absage eines Angebots ist zweifelsohne der Preis. Dabei kann es sein, dass Sie mit weit niedrigeren Kosten gerechnet hatten. Genauso ist möglich, dass Sie vergleichbare Leistungen woanders günstiger bekommen. Möchten Sie das Angebot ablehnen, weil es Ihnen schlichtweg zu teuer ist, können Sie das zum Beispiel so formulieren:
2. Die Lieferzeit ist zu lang
Würde die Lieferung zu lange dauern, kann Sie das ebenfalls dazu veranlassen, das Angebot abzulehnen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie die Ware zeitnah brauchen und ein anderer Anbieter sofort liefern kann. Formulieren können Sie diese Begründung beispielsweise so:
3. Das Produkt überzeugt nicht
Mit Blick auf Ihren Auftrag werden Sie wahrscheinlich konkrete Vorstellungen davon haben, welche Leistungen der Anbieter erbringen soll. Genauso werden Sie vermutlich bestimmte Erwartungen haben, wie ein Produkt sein und was es können soll. Erhalten Sie nun ein Angebot, ist möglich, dass das Produkt für Sie nicht geeignet ist oder nicht Ihren Vorstellungen entspricht. Entscheiden Sie sich dazu, das Angebot aus diesem Grund abzulehnen, können Sie das zum Beispiel so erklären:
4. Besseres Angebot von einem anderen Anbieter
Wenn Sie mehrere Anfragen gestellt und die Angebote miteinander verglichen haben, werden Sie sich natürlich für das Angebot entscheiden, dass aus Ihrer Sicht die beste Wahl ist. Für die Absage der anderen Angebote können Sie folgende Beispielformulierung nutzen:
5. Kein Bedarf mehr
Zu guter Letzt ist selbstverständlich möglich, dass sich die ganze Sache inzwischen erledigt hat. Vielleicht haben Sie es sich aber auch anders überlegt und möchten Ihr Vorhaben verschieben. In diesem Fall können Sie zum Beispiel schreiben:
Angebote und Absagen gehören zum Unternehmensalltag
Gerade bei geschäftlichen Briefen gehört es zum guten Ton, selbst negative Worte möglichst nett zu formieren. Absagen auf Bewerbungen sind ein Paradebeispiel dafür. Deshalb werden Sie versuchen, es höflich und freundlich zu verpacken, dass Sie ein Angebot ablehnen.
Aber Sie sollten eines nicht vergessen: Angebote und Absagen sind alltägliche Vorgänge in Unternehmen. Es ist völlig normal, verschiedene Angebote einzuholen. Und weil Sie in aller Regel nur ein Angebot davon annehmen, ist es eine absolut logische Konsequenz, den anderen Angeboten eine Absage zu erteilen.
Ein Unternehmen weiß durchaus, dass auch die Konkurrenz Anfragen erhält. Es nimmt es deshalb nicht persönlich, wenn Sie sein Angebot ablehnen. Sie brauchen also weder ein schlechtes Gewissen zu haben noch sich Sorgen darüber zu machen, wie ein Anbieter Ihre Absage aufnimmt. Wenn Sie kurz, sachlich und respektvoll mitteilen, dass Sie das entsprechende Angebot nicht annehmen, machen Sie alles richtig.
Nur ein Hinweis noch
Wenn Sie ein Angebot ablehnen, dann belassen Sie es auch bei einer klaren Absage. Knüpfen Sie die Absage nicht an Bedingungen, denn das führt nur zu Missverständnissen.
Möchten Sie das Angebot lediglich in der vorliegenden Form nicht annehmen, dann äußern Sie Ihre Kritikpunkte und bitten den Anbieter darum, entsprechend nachzubessern. Aber die Bitte um ein neues, abgeändertes Angebot ist keine Absage! Bringen Sie Ihr Anliegen also unmissverständlich auf den Punkt.